ทำไมทีมงานไอทีที่เข้าองค์กรต้องตรวจประวัติและเซ็น NDA

ทีมงานไอทีจากภายนอกที่เข้าไปทำงานในธนาคาร บริษัทประกัน หรือโรงพยาบาล อยู่ใกล้ระบบ ข้อมูล และคนในองค์กรตลอดเวลาที่อยู่หน้างาน ทั้งห้องเซิร์ฟเวอร์ เคาน์เตอร์บริการ และสาขาที่มีข้อมูลลูกค้าอยู่รอบตัว ฝ่ายจัดซื้อและฝ่ายความปลอดภัยที่ต้องอนุมัติให้คนนอกเข้าหน้างาน จึงต้องมีคำตอบบางข้อก่อนเสมอ

ทำไมงานหน้างานต้องมีการคัดกรอง

ช่างที่เข้าไปเปลี่ยนอะไหล่หรือแก้ปัญหาเครื่อง มักต้องนั่งหน้าคอมพิวเตอร์ที่ล็อกอินค้างไว้ เดินผ่านห้องเซิร์ฟเวอร์ หรืออยู่ในสาขาที่มีลูกค้าและเอกสารวางอยู่ นี่คือธรรมชาติของงานหน้างาน แม้แต่งานเล็กอย่างเปลี่ยนแบตเตอรี่โน้ตบุ๊กเครื่องเดียวก็ต้องเข้าถึงระดับนี้

ความเสี่ยงไม่ได้มาจากเจตนาไม่ดีเสมอไป บางครั้งเป็นเรื่องง่ายๆ อย่างเห็นข้อมูลบนหน้าจอโดยไม่ตั้งใจ หรือได้ยินบทสนทนาที่ไม่ควรรู้ องค์กรที่ระมัดระวังจึงอยากรู้ล่วงหน้าว่าใครกำลังจะเข้ามา และมีอะไรยืนยันว่าคนคนนั้นเชื่อถือได้ NDA และการตรวจประวัติคือสองเครื่องมือหลักของเรื่องนี้

NDA คุ้มครองอะไร

NDA คือข้อตกลงไม่เปิดเผยข้อมูล คนที่ลงนามตกลงว่าจะไม่นำสิ่งที่เห็นหรือรู้ระหว่างทำงานไปเปิดเผยหรือใช้ประโยชน์

สิ่งที่ NDA มักครอบคลุม ได้แก่ ข้อมูลลูกค้าที่เห็นบนหน้าจอ โครงสร้างระบบและเครือข่ายภายใน เอกสารภายในที่วางอยู่หน้างาน และรายละเอียดสัญญาระหว่างองค์กรกับผู้ให้บริการ NDA ลดความเสี่ยงได้ไม่หมด ส่วนที่ได้เพิ่มคือความชัดเจนว่าใครต้องรับผิดชอบถ้าข้อมูลรั่วไหล ข้อตกลงแบบนี้มักมีผลต่อเนื่องหลังจบงานด้วย เพราะข้อมูลที่เห็นระหว่างทำงานยังมีความหมายอยู่หลังจากนั้น

การตรวจประวัติตรวจอะไร

โดยทั่วไป การตรวจประวัติคือการยืนยันตัวตนของคนที่จะเข้าทำงาน และตรวจประวัติอาชญากรรม เพื่อให้องค์กรมั่นใจว่าคนที่จะอยู่ใกล้ระบบและข้อมูลสำคัญไม่มีประวัติที่เป็นความเสี่ยงต่องาน

ธนาคารกำหนดให้ผู้ให้บริการภายนอกตรวจประวัติทีมงานที่เข้าหน้างาน ส่วนโรงพยาบาลและบริษัทประกันก็ถือข้อมูลส่วนบุคคลที่อ่อนไหวไม่ต่างกัน จึงมีเหตุผลเดียวกันที่จะถามเรื่องนี้

Source System ทำทั้งสองอย่างกับทุกคน ทุกงาน

ขั้นตอนเริ่มงานของ Source System มี 5 ขั้น ขั้นที่ 4 คือ “ทำสัญญาและเตรียมทีม” ในขั้นนี้มีการลงนามสัญญาและ NDA และทีมงานทุกคนผ่านการตรวจประวัติก่อนเริ่มงาน

Source System ทำแบบนี้ทุกงาน ไม่ว่าจะเป็นงานของธนาคารหรือองค์กรอื่น และไม่ว่าจะเป็นการส่งช่างเข้าไปแก้ปัญหาเป็นครั้งคราว หรือส่งทีมงานไปประจำที่องค์กรลูกค้า ธนาคารเป็นลูกค้ากลุ่มที่กำหนดเรื่องนี้ชัดที่สุด ลูกค้าทุกรายจึงได้มาตรฐานเดียวกับที่ธนาคารกำหนด

คำถามที่ควรถามผู้ให้บริการก่อนให้เข้าหน้างาน

ก่อนเซ็นสัญญากับผู้ให้บริการรายใด ฝ่ายจัดซื้อหรือฝ่ายความปลอดภัยถามคำถามเหล่านี้ได้เสมอ

• ตรวจประวัติใครบ้าง ทุกคนที่จะเข้าหน้างาน หรือเฉพาะบางตำแหน่ง
• ตรวจเมื่อไร ครั้งเดียวตอนเริ่มสัญญา หรือก่อนทุกงาน
• NDA ครอบคลุมอะไร และมีผลนานแค่ไหนหลังจบงาน
• ถ้าเกิดปัญหานอกเวลาทำการ ติดต่อใคร ทางไหน

สองข้อแรกบอกว่าการคัดกรองใช้จริงกับทุกคนหรือไม่ ข้อที่สามบอกขอบเขตความรับผิดชอบ ส่วนข้อสุดท้ายมักถูกมองข้าม ทั้งที่สำคัญกับองค์กรที่ระบบต้องทำงานนอกเวลาทำการ เช่น ธนาคารหรือโรงพยาบาล ลูกค้าที่มีสัญญากับ Source System แจ้งปัญหาเร่งด่วนได้ทางโทรศัพท์ อีเมล หรือ LINE ตามช่องทางที่ระบุไว้ในสัญญา

ดูรายละเอียดบริการบุคลากรไอทีประจำองค์กร หรือติดต่อเรา เพื่อถามเรื่องการเตรียมทีมงานสำหรับองค์กรคุณ